Descubra as melhores práticas de como proteger arquivos importantes: mantendo-os seguros e evitando perdas ou acessos não autorizados.
No mundo da tecnologia, há um bordão que diz “dados são o novo petróleo”. Isso significa que arquivos, registros e documentos importantes são um dos ativos mais valiosos de uma empresa. Afinal, são nesses arquivos que estão dados sobre clientes, balanços contábeis da empresa, registros de funcionários e muito mais.
Como vivemos na era digital, a maior parte desses dados não ficam mais em armários, mas sim em computadores. Por isso, é essencial proteger seus arquivos de negócios e seus dados de possíveis ameaças, como ataques cibernéticos.
Uma das maiores proteções é adquirir HDs externos de 1TB, que permitem armazenar em segurança grandes quantidades de dados. Entretanto, existem outras formas de aumentar a segurança da sua empresa e proteger seus “poços de petróleo digital”. Confira estratégias para blindar seus dados contra invasões.
Utilize criptografia
Você pode até usar uma senha para proteger seus dados, mas essa barreira sozinha é muito fraca para impedir invasões. No caso de segredos importantes do seu negócio, a melhor arma é utilizar criptografia avançada. Ou seja, utilizar uma proteção que só seja possível de desativar caso alguém tenha a chave.
Essa chave é bem diferente das senhas tradicionais, pois é bem mais complexa e praticamente impossível de descobrir por meio de invasão tradicional. Um exemplo de criptografia é proteger e-mails com conteúdo sensível utilizando chaves PGP, de modo que só quem tem a chave pode ler o conteúdo.
Utilize serviços de nuvem
Se tem algo que facilitou a vida de quem armazena dados digitais é a nuvem, que permite a realização de backups sem precisar de arquivos físicos.
Ao salvar seus arquivos na nuvem, você os mantém disponíveis online a qualquer momento e não precisa se preocupar: caso perca seu computador ou smartphone, basta acessar o serviço de nuvem e recuperar o acesso aos arquivos. Ter um backup na nuvem protege seus dados contra perdas e ajuda a aliviar o armazenamento do seu dispositivo.
Os serviços de nuvem mais conhecidos são iCloud (Apple), Google Drive e OneDrive (Microsoft). Você pode escolher o melhor de acordo com o dispositivo que mais utiliza.
Tenha backup(s) físico(s)
Infelizmente, os backups na nuvem possuem uma simples proteção com senha, de modo que nem eles são 100% seguros. Por isso, você sempre deve incluir a redundância quando o assunto é manter seus arquivos seguros, ou seja, ter mais de um meio de armazenamento.
Nesse sentido, a forma mais segura de proteger seus arquivos é através de um backup físico — isto é, guardar seus dados em outro dispositivo. Esses backups podem ser feitos em um computador antigo ou em um HD externo guardados em segurança.
Uma das vantagens desse tipo de backup é que os arquivos ficam pouco expostos à internet, o que reduz a possibilidade de tentativas de invasão. Assim, mesmo que você perca o acesso à nuvem, pode utilizar o HD externo para recuperar todos, ou pelo menos parte, os seus conteúdos mais importantes.
Faça backups periódicos
“Então só preciso fazer backup uma vez, guardar o HD e pronto! Meus arquivos estarão seguros para sempre, certo?” Errado.
Backups são estratégias de armazenamento de dados, e muito provavelmente você está sempre incluindo novos arquivos importantes no seu computador, como contratos novos ou textos inéditos. Se você recebe novos arquivos com frequência, também deve atualizar seus backups para incluir esses novos itens.
No caso da nuvem, você pode programar seu aparelho (notebook ou smartphone) para realizar backups com frequência. O ideal é fazer isso pelo menos uma vez por mês, mas você pode programar backups semanais ou em outra frequência desejada.
Já no caso de backups físicos, você deve atualizar seu HD externo e incluir os novos dados manualmente. Faça isso a cada período de tempo e certifique-se de manter seu dispositivo atualizado e sem vírus para evitar corromper seu armazenamento externo.
Atualize seus sistemas
É essencial manter o software e o hardware atualizados para assegurar a proteção dos seus arquivos. As atualizações disponibilizadas pelas empresas trazem proteções e novos programas que impedem a ação de vírus ou hackers, cujas ferramentas estão sempre se modificando.
Além disso, muitos sistemas de armazenamento em nuvem só funcionam caso você mantenha seu sistema atualizado. O mesmo vale para antivírus, firewall e outros programas que você usa para proteger seu dispositivo.
Caso sua máquina não esteja mais recebendo as atualizações do fabricante, ou não seja compatível com os novos lançamentos, considere trocar de aparelho. Não deixe de atualizar seu equipamento, ainda mais se você o utiliza para guardar arquivos de trabalho.